Privacyverklaring

PRIVACY VERKLARING

Pankras is een amateurtoneelvereniging die vier keer per jaar toneelproducties organiseert. Sommige stukken zijn gericht op volwassenen, andere op kinderen. Ook worden er toneelstukken opgevoerd door onze jeugdgroep. Verder verhuren we kleding, grimeren we op locatie, spelen we poppenkastvoorstellingen en assisteren we Sinterklaas tijdens de drukke periode in november en december.

Om onze activiteiten te kunnen ontplooien verwerken wij persoonsgegevens. Pankras neemt uw privacy serieus en vindt de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring informeren wij u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Wie zijn wij?

Algemene Toneelvereniging Pankras (‘Pankras’ of ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’) is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de J.P. Gouverneurlaan 40a, 2171 ER in Sassenheim, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40445112. Telefonisch kunt u ons bereiken op 06-37 452 598 of per e-mail via secretaris@pankras.nl. Onze website is www.pankras.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van welke diensten u gebruik maakt en in welke hoedanigheid u onze diensten gebruikt.

Persoonsgegevens van onze leden

Ledenregistratie: Wanneer u lid van onze toneelvereniging wordt, vragen wij u een lidmaatschapsformulier in te vullen zodat wij u kunnen opnemen in ons ledenbestand. Wij verwerken in ieder geval uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, taal, telefoonnummer en bankgegevens. In het geval van een automatische incasso wordt aan deze persoonsgegevens ook een machtigings-ID toegevoegd. Het e-mailadres wordt door de secretaris gebruikt voor het verstrekken van mededelingen per e-mail. De naam en telefoonnummer worden opgenomen in de ledenlijst.

Ledenaccount op onze website: Voor leden is het mogelijk om een account aan te maken op onze website. De gegevens van onze leden kunnen op een beveiligde website beschikbaar worden gesteld voor andere leden als deze samen in een productie werken.

Bij het aanmaken van een account verwerken wij in ieder geval uw e-mailadres en het opgegeven wachtwoord. Daarnaast kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken: NAW gegevens, telefoonnummer en e-mail.

Voor promotie van onze vereniging en van een toneelstuk kunnen foto’s met leden worden gebruikt op onze website, in sociale media en op onze externe fotowebsite.

Persoonsgegevens van leden, donateurs, sponsors, bezoekers van onze website en overige geïnteresseerden

Reserveringen: Wanneer u een plaats wilt reserveren voor een van onze toneelstukken via kaarten@pankras.nl, poppenkastvoorstellingen of een andere activiteit, kunt u reserveren via secretaris@pankras.nl . In dit kader kunnen wij de volgende gegevens van u verwerken: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer. De ontvangen gegevens worden vervolgens per e-mail naar het opgeven mailadres gestuurd ter controle, en ook per e-mail verstuurd naar onze reserveringsafdeling. De reserveringsafdeling zal de gegevens per uitvoering verzamelen en per e-mail of op papier verstrekken aan de kaartuitgifte van het betreffende stuk.

Gebruik website of ontvangst nieuwsbrief: Wanneer u onze website bezoekt worden bepaalde gegevens verwerkt en gegenereerd, zoals uw IP-adres, gegevens over surfgedrag, datum en tijd van uw bezoek en de manier waarop u door onze website navigeert. Als u een nieuwsbrief van ons opent kunnen wij bijhouden wanneer u deze hebt geopend en op welke onderdelen u geklikt heeft.

Contact opnemen: Wanneer u onze website bezoekt, ons een bericht stuurt of telefonisch contact met ons opneemt, kunt u ons persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld omdat u een vraag of verzoek hebt. Wij kunnen in dat verband uw naam, e-mailadres, telefoonnummer of andere contactgegevens verwerken. Daarnaast verwerken wij overige informatie voor zover u die verstrekt bij uw vraag of verzoek.

Donateur of sponsor worden: Pankras is voor een belangrijk deel afhankelijk van donateurs en sponsors. Met uw steun kunnen we op de planken blijven staan en wij waarderen uw vrijgevigheid ten zeerste. Wanneer u donateur of sponsor van ons wordt, verwerken wij onder andere uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, bankgegevens, het gekozen bedrag en eventuele andere vragen en/of opmerkingen die u invult op het desbetreffende formulier. In het geval van een automatische incasso wordt aan deze persoonsgegevens ook een machtigings-ID toegevoegd

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Afhandeling van vragen en verzoeken;
  • Registreren van donateurs en sponsoren om deze te voorzien van informatie over onze vereniging en de aankomende stukken alsmede voor het innen van de betreffende gelden;
  • Registreren van de leden van onze vereniging om deze op de hoogte te houden van alle activiteiten alsmede het innen van de contributie;
  • Aanmaken en bijhouden van een ledenaccount op onze website (alleen voor leden);
  • Registreren van een reservering van een kaart voor een toneeluitvoering, poppenkastvoorstelling of andere activiteiten en het verifiëren van het recht op gratis kaarten;
  • Versturen van e-mails betreffende informatie over onze uitvoeringen of onze vereniging;
  • Naleven van wet- en regelgeving, juridische uitspraken en bevelen, beantwoorden aan verzoeken van overheden;
  • Afhandeling van claims en klachten;
  • Beschermen van onze activiteiten, onze rechten en eigendommen.

Welke grondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Uitvoering van een overeenkomst

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat wij een overeenkomst met u hebben. Dit kan bijvoorbeeld een lidmaatschapsovereenkomst zijn.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u ons verzoekt om informatie te verstrekken ofom onze systemen te beveiligen. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, maken wij altijd vooraf een zorgvuldige belangenafweging.

Wettelijke verplichting

Wij kunnen daarnaast persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting waaraan wij moeten voldoen. Wij moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken voor de Belastingdienst.

Toestemming

Wanneer de hiervoor genoemde grondslagen niet van toepassing zijn, vragen wij om uw toestemming voordat wij uw persoonsgegevens verwerken. Wanneer wij u om toestemming vragen, informeren wij duidelijk voorafgaand waarvoor wij dit vragen. U heeft het recht om de verleende toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaande aan die intrekking.

Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

Uitsluitend enkele van onze eigen geselecteerde leden hebben toegang tot uw persoonsgegevens, voor zover dat noodzakelijk is uit hoofde van hun functie. Wij kunnen verder foto’s van leden verstrekken aan eigen leden en aan derden die ter promotie van een stuk worden beheerd door een externe fotowebsite.

Wij maken verder gebruik van dienstverleners voor bijvoorbeeld het beheer van de website en voor de hosting. Voor zover deze dienstverleners als verwerkers namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.

Indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen wij ook persoonsgegevens delen met toezichthouders, bevoegde autoriteiten en opsporingsinstanties.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

Pankras zal als verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Wij werken vanuit een beveiligde omgeving en treffen tijdig maatregelen om deze omgeving up-to-date te houden.

Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode dat dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals genoemd in deze Privacyverklaring, tenzij in een specifieke wet een afwijkende minimale bewaartermijn is voorgeschreven. De precieze bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wij bewaren financiële documenten in beginsel zeven jaar voor de Belastingdienst. In het geval van reserveringen worden na afloop van de laatste voorstelling van het betreffende stuk uw persoonsgegevens digitaal en op papier binnen 14 dagen vernietigd.

Na het opzeggen van uw lidmaatschap, sponsorrelatie of uw jaarlijkse donatie, bewaren wij uw persoonsgegevens minimaal 14 weken na de ontvangst van het verzoek.

Bij het ontvangen van uw persoonsgegevens per e-mail of post naar aanleiding van een vraag, klacht of verzoek zullen wij deze bewaren tot de vraag, de klacht of het verzoek is beantwoord en daarna de e-mail of brief vernietigen binnen 14 dagen.

Inzage, rectificatie en verwijdering

U heeft het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. U kunt hiervoor contact met ons opnemen middels onze contactgegevens bovenaan deze Privacyverklaring  Geef bij ieder verzoek duidelijk aan om welke gegevensverwerkingen het gaat. Ter bescherming van uw privacy zullen wij in dit verband bij twijfel uw identiteit deugdelijk moeten vaststellen. Op die manier zorgen wij ervoor dat de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt, of dat de persoonsgegevens van de juiste persoon worden gewijzigd dan wel verwijderd.

Wilt u uw persoonsgegevens inzien, dan ontvangt u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen de wettelijke termijn een overzicht van uw persoonsgegevens in onze database conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Vragen en klachten

Mocht u een vraag of klacht hebben betreffende het verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen door middel van de contactgegevens zoals vermeld in deze Privacyverklaring. Wij zijn u graag van dienst met het vinden van een oplossing. In het geval dat dat niet lukt, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd

Deze Privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op onze website. Overige elektronische en papieren versies worden niet onderhouden. Wij raden aan om regelmatig onze website te checken.

– Laatst gewijzigd in mei 2019